Im vergangenen Jahr habe ich drei Projekte der internen Kommunikation selbst betreut. Aktuell spreche ich mit mehreren Kunden über ihre Herausforderungen in der Mitarbeiterkommunikation. Und ich erlebe immer wieder, wie überrascht Kunden sind, dass wir einen methodischen, das heißt nachvollziehbaren Ansatz verfolgen, mit dem wir die optimale Lösung für eine Aufgabe finden. Das scheint noch lange nicht selbstverständlich zu sein.
Unser methodischer Ansatz klärt eine Reihe von wichtigen Fragen, die für einen Kommunikationserfolg ausschlaggebend sind. Dazu gehören:
Erreichbarkeit: Unter Erreichbarkeit verstehen wir nicht nur die technische bzw. funktionale Erreichbarkeit von einzelnen Mitarbeitergruppen (z.B. Mailzugang), sondern auch die sprachliche bzw. kulturelle Erreichbarkeit, insbesondere die durch Rezeptionsgewohnheiten geprägte Mediennutzung.
Segmentierung: Welche unterschiedlichen Informationsbedürfnisse gibt es und lassen sich diese sinnvollen, d.h. erreichbaren, Zielgruppen zuordnen?
Kommunikationsbedürfnis vs. Informationsbedürfnis: Je größer die Abweichung zwischen dem Mitteilungsbedürfnis des Unternehmens und den Informationswünschen der Mitarbeiter, desto geringer ist die grundsätzliche Akzeptanz. Bei größeren Abweichungen muss das Interesse über geeignete Maßnahmen gesteigert bzw. gelenkt werden.
Führungskräfte: Die Führungskräfte, insbesondere mit Team- oder Abteilungsleitungsfunktionen, sind die direkten Ansprechpartner der Mitarbeiter. Sind die in die Informationskaskade eingebunden? Wie werden sie in ihren kommunikativen Aufgaben unterstützt?
Innensicht: Wie sehen Mitarbeiter die (bisherige) interne Kommunikation? Eine klare Bestandsaufnahme der wahrgenommenen Defizite und Stärken hilft eine
Diese Fragen stellen wir unabhängig von der konkreten Kommunikationsaufgabe – und wir setzen dazu bewährte Tools ein, um sie möglichst effizient zu klären.
Nun wird es eigentlich erst richtig interessant, denn neben allgemeinen, langfristigen Aufgaben wie Information der Mitarbeiter oder Stärkung der Identifikation treten immer häufiger spezifische, oft zeitliche begrenzte Ziele. Diese können sich beispielsweise aus Changeprozessen ergeben.
Hier setzen wir darauf, die Kommunikation in drei Phasen zu unterteilen: Vorbereitung, Entscheidung und Umsetzung. Mit diesem Ansatz können wir die unterschiedlichen Informationsbedürfnisse von Führungskräften und Mitarbeitern, auch getrennt nach organisatorischen Einheiten oder Aufgaben, optimal in die Kommunikationsstrategie einbinden. Die Ausgestaltung der Medien und Kanäle fällt mit dieser Orientierung dann eher leicht.